Planeación de Sistemas Abiertos y Cultura Corporativa

1.      PLANEACIÓN DE SISTEMA ABIERTO Y CULTURA CORPORATIVA.

En el desarrollo organizacional con un enfoque sistémico, es más fácil comprender cómo llevar a cabo la planeación de un sistema abierto, herramienta que ayuda a una organización a evaluar sistemáticamente su medio ambiente y a desarrollar una respuesta estratégica a él.

2.      RELACIÓN AMBIENTE Y ORGANIZACIÓN.

Cuando se trata de la relación en la que se lleva la organización con los empleados hay que ser muy cautelosos ya que pueden ver las debilidades tanto como sus logros de las organizaciones; por eso es que hay que compartir los puntos de vista con el medio para poder coordinar sus acciones, los miembros deben reflejar la condición para la cual la organización responde para ser efectiva, y la organización no solo debe adaptarse al ambiente, sino que también puede crear ese ambiente.

3.      MISIÓN DE LA EMPRESA Y ELEMENTO BÁSICOS PARA DETERMINARLA. 

Es la razón de ser de la empresa, el motivo por el cual existe. Así mismo es la determinación de la/las funciones básicas que la empresa va a desempeñar en un entorno determinado para conseguir tal misión.

En la misión se define: la necesidad a satisfacer, los clientes a alcanzar, productos y servicios a ofertar.

Característica de una misión.

Las características que debe tener una misión son: Amplia, Concreta, Motivadora y Posible.

4.      ELEMENTOS QUE COMPLEMENTAN LA MISIÓN.

Con la misión conoceremos el negocio al que se dedica la empresa en la actualidad, y hacia que negocios o actividades pueden encaminar su futuro, por lo tanto también debe ir de la mano con la visión y los valores. 

√ Visión

Es un elemento complementario de la misión que impulsa y finaliza las acciones que se lleven a cabo en la empresa. Ayudando a que el propósito estratégico se cumpla. 

√ Valores.

En la misión también deben estar involucrados los valores y principios que tiene la empresa, para que todo aquel que tenga algo que ver con la organización (trabajadores, competidores, clientes, etc.) sepa las características de misma. 

√ Tipos de misión.

• Misiones muy amplias: Este tipo permite dejar unos márgenes de actuación muy flexibles a la empresa, lo que puede ocasionar confusión, porque los miembros de la empresa no tiene muy claro la visión de la organización.

• Misión muy estrecha: El limitar la capacidad de desarrollo a futuro de la organización, permite que ésta se centre en una sola dirección evitando confusiones.

√ Importancia de la misión. 

Es esencial que la misión de la empresa se plantee adecuadamente por que permite.

• .Definir una identidad corporativa clara y determinada, que ayuda a establecer la personalidad y el carácter de la organización, de tal manera que todos los miembros de la empresa la identifiquen y respeten en cada una de sus acciones.

• Da la oportunidad de que la empresa conozca cuáles son sus clientes potenciales, ya que una vez que se ha establecido la identidad corporativa, los recursos y capacidades, así como otros factores de la empresa; es mucho más fácil acercarse a aquellos clientes que fueron omitidos en la formulación de la estrategia.

 √ COMO IDENTIFICAR LA MISIÓN DE SU EMPRESA

Existen una serie de aspectos que le pueden ayudar a identificar la misión de su compañía, tales como:

• CAMPO DE ACTIVIDAD: especificando los negocios en los cuales se centrara la actividad de la empresa, identificando y analizando los productos y mercado de la organización.

• CAPACIDADES que están a disposición de la empresa o pueden llegar a estarlo. A través de los recursos y capacidades con los que cuenta la organización se puede saber qué ventajas competitivas se pueden alcanzar.

En los casos en que la empresa cuenta con varios productos que comercializar y en diferentes mercados, es más complicado identificar cual es la misión, por lo tanto hay que desarrollar recursos y capacidades centrándose en los factores de éxito de cada mercado.

√ SUGERENCIAS PARA SU MISIÓN.

• Cuando elabore su misión, trate de hacerla planificada, sólida y completa.

• Asegúrese de que la misión sea comunicada a toda la organización (clientes de la empresa, a los trabajadores, proveedores, administraciones públicas y a todos los campos en los que la organización tenga algo que ver) de manera motivante y entusiasta, utilizando una comunicación simple, concisa y fácilmente comprensible.

• Recuerde que al elaborar su misión, la imagen de credibilidad ha de estar presente en todo momento.

• De vez en cuando es conveniente repetir la declaración de la misión, para recordar a los integrantes de la organización, que el futuro deseado es posible.

5.      RAZONES PARA APLICAR EL ENFOQUE SISTÉMICO.

• Para realizar la OSP se deben dar los siguientes pasos:

• Estudiar el medio ambiente en términos de dominios y la expectativa que esos dominios tienen sobre el comportamiento de la organización.

• Evaluar la forma en que la organización responde a las expectativas del medio ambiente.

• Determinar la misión de la organización.

• Construir un escenario futuro realista de las expectativas del medio ambiente y las respuestas de la organización, incluyendo a los miembros de ésta.

• Crear un escenario futuro ideal de las expectativas del medio ambiente y las respuestas de la organización.

• Comparar el presente con el futuro ideal y preparar acciones para reducir la discrepancia existente.

6.      FUNCIONALIDAD Y OPERATIVIDAD

•  Los expertos que han aplicado planeación de sistema abierto ofrecen numerosas sugerencias para que pueda ser empleado eficazmente. Estas reglas incluyen:

•  Dedicarle suficiente tiempo y recursos. Se requiere mucho trabajo de preparación para recolectar información, analizar ésta y reportar los resultados a los grupos.

•  Es muy importante que los miembros de la organización dediquen suficiente tiempo a desarrollar relaciones interpersonales saludables con la finalidad de que, posteriormente, pueden discutir la información de manera abierta, resolver puntos de vista en conflicto y llegar a un consenso que permita proceder eficazmente.

•  Documentar todos los pasos. La OSP genera considerable información, por lo cual fácilmente se puede perder la pista de los datos. Por ello es menester efectuar reportes escritos de los diversos pasos a seguir, para así organizar toda la información.

• Tratar sólo con áreas clave del medio ambiente. Se debe detectar cuál es la información relevante que se quiere analizar con la finalidad de no perder la pista de la información y del estudio que se desea realizar.

• Seguir los pasos en riguroso orden

• Considerar la planeación como un proceso, no como un ente aislado.

• Probablemente el valor clave de la OSP es ayudar a los miembros de la organización a desarrollar un proceso continuo para que evalúen y se relacionen con el medio ambiente.

• A pesar de que los planes específicos y la acción son importantes, pueden ser vistos como resultados periódicos de un largo proceso de administración del medio ambiente.

7.      CULTURA CORPORATIVA. 

Este tema aborda los principales conceptos relacionados con la cultura corporativa o cultura organizacional, la cual debe ser la meta de toda empresa para poder “permear” todos los niveles con un conjunto de factores que la van a ayudar a que el proceso de cambio que desea impulsar entre sus empleados sea más fácil de lograr.

Al poseer una empresa una cultura corporativa, se le facilita implantar acciones dinámicas para adaptarse más fácilmente a las situaciones cambiantes del medio ambiente.

Además, esta serie de modificaciones no tendría carácter impositivo, sino que se basaría en el pleno convencimiento de los inmiscuidos en el proceso de cambio.

Es conveniente iniciar el proceso de “sensibilización” del personal desde la fundación de una empresa. Si no fuese así, de la alta gerencia debe surgir la iniciativa para difundir la cultura corporativa en todos los niveles jerárquicos.

En los siguientes párrafos se expondrán las diversas opciones que se pueden emplear para difundir esa cultura corporativa.

8.      CULTURA ORGANIZACIONAL

  La cultura organizacional es el conjunto de suposiciones, creencias, valores y normas que comparten y aceptan los miembros de una organización.

Es el ambiente humano en el que los empleados realizan su trabajo. Una cultura puede existir en toda la organización o en una división, filial, planta o departamento de ella. Esta idea de cultura organizacional es algo intangible, puesto que no se puede ver ni tocar, pero siempre esté presente, y como el aire de un cuarto, envuelve y afecta todo cuanto ocurre en la empresa. La cultura influye en casi todo lo que sucede en el seno de la organización.

9.      CREACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LA CULTURA.

La cultura de una organización no es resultado de generación espontánea. Una vez establecida, rara vez desaparece. ¿Qué factores influyen en la creación de una cultura?

¿Qué elementos refuerzan y sostienen esos factores una vez que están en acción? Las costumbres, tradiciones y forma general en que una organización cumple con su misión, se deben en gran medida a su historia y al grado de éxito conseguido, lo cual conduce a la fuente primera de su cultura: los fundadores.

Como éstos son los autores de la idea original, también suelen tener prejuicios sobre la forma de alcanzar las metas.

La cultura de una organización resulta de la interacción entre:

• Los prejuicios y suposiciones de los fundadores.

• Lo que los primeros miembros a quienes los fundadores contrataron aprenden después con su propia experiencia.

• La cultura se transmite a los empleados de diversas formas, las más eficaces de las cuales, son las historias, los rituales, los símbolos materiales y el lenguaje.

10.  LA CULTURA EN ACCIÓN.

Los factores mencionados ponen en funcionamiento la cultura y permiten que los miembros de la organización participen en los procesos de cambio que requiera la empresa, lo cual facilita la labor de formación de equipos, de sensibilización hacia el cambio y de identificación y comunicación de todos los niveles con los postulados que marcan las pautas de los diversos procesos de cambio.

El consultor de DO debe apoyar a la alta dirección para que sea más fácil “inyectar” la cultura que la empresa desea que se practique.

Ciertas organizaciones incluso invitan a empleados que hayan sido admitidos después de un riguroso proceso de reclutamiento y selección para que “vivan” la cultura de la empresa y en caso de que se identifiquen con ella, firmen un acuerdo en el que al ser ya admitidos, la compartirán y harán todo lo posible por promoverla y estarán conscientes de su importancia para conseguir los fines de la organización. En caso de que no la acepten, antes de ser admitidos formalmente deben retirarse de la empresa sin que ello represente compromiso alguno para ésta o el empleado.

11.  ACCIÓN CORPORATIVA 

Las acciones corporativas son cualquier cosa que una compañía hace que tiene un impacto directo en acciones o que implica pagos a o desde accionistas.

Los ejemplos de acciones corporativas incluyen ediciones de las derechas, ediciones de scrip, fracturas, consolidaciones, escisiones y pagos de dividendo.

La manipulación de acciones corporativas fácilmente y es eficientemente una de las ventajas más grandes a una compañía de usar un external secretario. Es también igualmente una ventaja a los inversionistas grandes de usar un guardián.

El uso de cámaras de compensación y de sistemas del depositario sin papel automatizados ha reducido grandemente los costes administrativos de acciones corporativas.

12.  PRELUDIO DE LA CULTURA: INSTITUCIONALIZACIÓN.

Es interesante señalar que el origen de la cultura como una variable independiente que afecta a las actitudes de un empleado ya su comportamiento se remonta cuarenta años al concepto institucionalización. Cuando una organización institucionaliza, asume una vida propia, independiente de cualquiera de sus miembros. La oficina de infernal Revenue service, la chrysler corporación y la timex  corporación  constituyen ejemplos de empresa que trascienden a sus miembros. Además , cuando una organización se institucionaliza, adquiere un valor intrínseco y no solo por los bienes y servicios que produce. Alcanza la inmortalidad. Si sus mentes originales pierden importancia, no por ello desaparece. Por lo contrario, se redefine. Cuando mermo la demanda de las relojes timex , la campaña se limito a entrar al negocio de los aparatos electrónico, haciendo también relojes de pared, computadoras y productos para el cuidado de la salud como termómetro digitales y aparatos para medir la presión arterial . Timex logro una existencia que fue más allá de su misión inicial de fabrica relojes de pulsera mecánicos y boratos.